نصائح حول إدارة الأزمات لعملك
وليد جان
من العجب أن تكون هناك معلومات متاحة للجميع للاستفادة وعالم مليء بالمعلومات المتوفرة وعدد من المستشارين والخبراء والناصحين ومرشدي الأعمال ولكن هناك الكثير من اصحاب الشركات الناشئة والمتوسطة والكبرى تقع في الخطأ واسميتها الأخطاء الطفولية لأصحاب الأعمال
نبدأ المقالة من سؤال (هل أنت مستعد لمواجهة خلل أو كارثة أو حادث طارئ في عملك؟) من استقالة عدد من الموظفين أو فقدان عميل مهم أو كوارث طبية وأزمات اقتصادية واضطرابات في النقل؟
بغض النظر عن كيفية حدوث الأزمة، يمكن أن تكون العواقب مدمرة لعملك أو تعرض مستقبلك للخطر.
لمنع هذه الأنواع من المواقف و ادارة الأزمات بفعالية، من المهم أن تتفاعل بأسرع ما يمكن وأن تتخذ التدابير اللازمة للنجاة بشركتك من الاضطرابات.
لا توجد حلول معجزة عندما يتعلق الأمر بكيفية التعامل مع أزمة ما، ولكن هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتصل إلى خطة عملية لإدارة الأزمات:
1. تحديد أي مخاطر:
تبدأ القيادة الفعالة للأزمات بتوقع المخاطر التي قد تواجهها الشركة، ابدأ بجمع ممثلين من كل قسم لجلسات العصف الذهني للتوصل إلى قائمة شاملة بالمخاطر المحتملة. يمكن أن يتراوح هذا ما بين ضعف في أداء الموظفين إلى الكوارث الطبيعية، بما في ذلك المنتجات أو حوادث العمل أو الهجمات الإلكترونية.
ولكن انصح دائماً أن يكون هناك اجتماعاً شهرياً والحديث عن المخاطر الداخلية والخارجية التي تشكل خطراً على الشركة أو المؤسسة من خلال لقاءات عصف ذهني مشرفين الاقسام ومدراء الأقسام من أجل الاطلاع على كافة الأحداث المحيطة في بيئة العمل ومحاولة ايجاد حلول أو استباق خطوة لمحاولة تلافي الكوارث والأخطاء مثل حدوث أزمة اقتصادية أو سياسية في منطقة نقدم لها الخدمة
ماذا نفعل؟
هناك هجمات إلكترونية في المنطقة كيف يمكن لنا التصرف مع هذه الإشكالية، في التسليم المتأخر ما هو الحل هناك ظروف طبيعية مثل العواصف والأمطار التي تعيق الطريق ووسائل النقل ماذا نفعل؟
دائما الاستعداد والمواجهة الحقيقية للأزمات والمخاطر هي نصف الحل.
2. تحديد خطة العمل الخاصة بك:
بمجرد تحديد جميع المخاطر المحتملة بنجاح يصبح عليك الآن التفكير في تحديد الموارد المالية والبشرية وكيف يجب وضعها للاستجابة بشكل فعال في حال الأزمات وهذا ما يسمى بخطط إدارة الأزمات وعملية التخطيط استمرارية الأعمال وأن يكون كل التفاصيل في عملك متوقعة ومدروسة من أجل التصدي لكل الأزمات ومواجهتها بشكل فعال.
وهناك خطأً دائماً يقع فيه رواد الأعمال وأصحاب المشاريع بكافة أنواعها، لا يوجد في دراسة جدولها أو تقاريرهم المالية أو الادارية شيء عن إدارة الأزمات والمخاطر أو التنبؤ بها وتصبح جميع التقارير هي إجرائية روتينية دون جدوى.
أريد منك التفكير بشكل واضح وصريح في إدارة ازماتك والتخطيط لكافة التفاصيل الدقيقة في عملك ودائماً اسأل نفسك سؤال (كيف يمكن لعملي ألا يتوقف؟).
3. إنشاء وحدة الأزمات:
في عالمنا الآن أصبحت المخاطر والكوارث أكثر من أي وقت مضى وايضاً هناك الكثير من المؤسسات والشركات ليس لديها المقدرة على مواجهة المخاطر والأزمات، وعند حدوث أزمة أو خلل بسيطة ربما تنتهي وتخرج من السوق بكل سهولة لأنها غير مستعدة لمواجهة المخاطر، أو الاستهتار بالظروف العالمية والمحلية وغير مكترثة لإنشاء وحدة الأزمات وتعتبر عملها صغير. هنا أريد التنويه إلى أنه مهما كان حجم الشركة او المؤسسة لابد من إنشاء وحدة الأزمات، بحيث تتضمن المساحة الأساسية لخطة إدارة الأزمات الخاصة بك بفعالية. هذا هو المكان الذي تكون فيه منظمة إدارة الأزمات مركزية، ويتم تنفيذ استراتيجية نظام الاخطار الشاملة ويتم التجربة لخطط الاستجابة بشكل فعال. يجب أن تتضمن وحدة الأزمات الخاصة بك موظفين من شركتك وخبراء خارجيين لديهم خبرة في أحداث معينة تتعلق بمواقف حرجة أو حساسة.
4. ترشيح وتدريب المتحدث الرسمي:
عند مواجهة أزمة ما، من المهم تنسيق جميع اتصالات الشركة بعناية للحفاظ على سمعة الشركة وصورتها.
هناك نوعان أساسيان من الاتصالات عند مواجهة أزمة:
- الاتصال الذي يهدف إلى إدارة الأزمة أو تقليل تأثيرها على العمليات التجارية اليومية (عن طريق تنبيه الجمهور و / أو العملاء، وتنسيق العمليات، وإرسال التعليمات إلى الموظفين).
- التواصل الذي يركز على منع الفضائح أو الشائعات والحفاظ على سمعة وصورة الشركة.
يجب عليك ترشيح أحد موظفيك ليصبح متحدثًا رسميًا في حال مواجهة شركتك لأي أزمة.
(إذا اخترت أكثر من واحد) سيكونون الطرف الوحيد المخول بالتحدث أو إرسال الإشعارات نيابة عن الشركة، يجب أن ينظر إليهم على أنهم المصدر الرسمي لأية معلومات عن أفعال الشركة وموقفها، يجب اختيار المتحدث بعناية وتدريبه على كيفية التواصل عبر قنوات الاتصال المختلفة.
5. تحديد الرسائل المرسلة: في هذه المرحلة من المهم أن تكون الرسائل واضحة وصريحة وأن تكون من أجل الحفاظ على جميع أنواع الجمهور الخاص بك سواء الشركاء أو العملاء أو الموظفين، وأن يكون التواصل فاعل وسريع وأن يكون شامل جميع الوسائل الصحافة الموقع الالكتروني الخاص بالشركة أو مواقع التواصل الاجتماعي وأن تخرج الرسائل من نطاق التشويش أو التوتر وأن يكون هناك في مشاركة مع الجميع من أجل أن تكون هناك شفافية من الجمهور.
6. كن إيجابيا: إن مواقف الأزمات تختبر حقًا قوة الشركة أو المؤسسة. فعندما تتم إدارتها بشكل جيد، يصبح لديها القدرة على خلق فرص مبتكرة للمضي قدمًا والتصحيح. على الصعيد الداخلي يمكن لحالات الأزمات أن تمهد الطريق لتقوية شعور الانتماء للموظفين وتقوية تماسك الفريق، أما خارجيًا، فالأزمات تعتبر فرص تُظهر تفاعل الشركة ومرونتها وقوتها.
نبدأ المقالة من سؤال (هل أنت مستعد لمواجهة خلل أو كارثة أو حادث طارئ في عملك؟) من استقالة عدد من الموظفين أو فقدان عميل مهم أو كوارث طبية وأزمات اقتصادية واضطرابات في النقل؟
بغض النظر عن كيفية حدوث الأزمة، يمكن أن تكون العواقب مدمرة لعملك أو تعرض مستقبلك للخطر.
لمنع هذه الأنواع من المواقف و ادارة الأزمات بفعالية، من المهم أن تتفاعل بأسرع ما يمكن وأن تتخذ التدابير اللازمة للنجاة بشركتك من الاضطرابات.
لا توجد حلول معجزة عندما يتعلق الأمر بكيفية التعامل مع أزمة ما، ولكن هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتصل إلى خطة عملية لإدارة الأزمات:
1. تحديد أي مخاطر:
تبدأ القيادة الفعالة للأزمات بتوقع المخاطر التي قد تواجهها الشركة، ابدأ بجمع ممثلين من كل قسم لجلسات العصف الذهني للتوصل إلى قائمة شاملة بالمخاطر المحتملة. يمكن أن يتراوح هذا ما بين ضعف في أداء الموظفين إلى الكوارث الطبيعية، بما في ذلك المنتجات أو حوادث العمل أو الهجمات الإلكترونية.
ولكن انصح دائماً أن يكون هناك اجتماعاً شهرياً والحديث عن المخاطر الداخلية والخارجية التي تشكل خطراً على الشركة أو المؤسسة من خلال لقاءات عصف ذهني مشرفين الاقسام ومدراء الأقسام من أجل الاطلاع على كافة الأحداث المحيطة في بيئة العمل ومحاولة ايجاد حلول أو استباق خطوة لمحاولة تلافي الكوارث والأخطاء مثل حدوث أزمة اقتصادية أو سياسية في منطقة نقدم لها الخدمة
ماذا نفعل؟
هناك هجمات إلكترونية في المنطقة كيف يمكن لنا التصرف مع هذه الإشكالية، في التسليم المتأخر ما هو الحل هناك ظروف طبيعية مثل العواصف والأمطار التي تعيق الطريق ووسائل النقل ماذا نفعل؟
دائما الاستعداد والمواجهة الحقيقية للأزمات والمخاطر هي نصف الحل.
2. تحديد خطة العمل الخاصة بك:
بمجرد تحديد جميع المخاطر المحتملة بنجاح يصبح عليك الآن التفكير في تحديد الموارد المالية والبشرية وكيف يجب وضعها للاستجابة بشكل فعال في حال الأزمات وهذا ما يسمى بخطط إدارة الأزمات وعملية التخطيط استمرارية الأعمال وأن يكون كل التفاصيل في عملك متوقعة ومدروسة من أجل التصدي لكل الأزمات ومواجهتها بشكل فعال.
وهناك خطأً دائماً يقع فيه رواد الأعمال وأصحاب المشاريع بكافة أنواعها، لا يوجد في دراسة جدولها أو تقاريرهم المالية أو الادارية شيء عن إدارة الأزمات والمخاطر أو التنبؤ بها وتصبح جميع التقارير هي إجرائية روتينية دون جدوى.
أريد منك التفكير بشكل واضح وصريح في إدارة ازماتك والتخطيط لكافة التفاصيل الدقيقة في عملك ودائماً اسأل نفسك سؤال (كيف يمكن لعملي ألا يتوقف؟).
3. إنشاء وحدة الأزمات:
في عالمنا الآن أصبحت المخاطر والكوارث أكثر من أي وقت مضى وايضاً هناك الكثير من المؤسسات والشركات ليس لديها المقدرة على مواجهة المخاطر والأزمات، وعند حدوث أزمة أو خلل بسيطة ربما تنتهي وتخرج من السوق بكل سهولة لأنها غير مستعدة لمواجهة المخاطر، أو الاستهتار بالظروف العالمية والمحلية وغير مكترثة لإنشاء وحدة الأزمات وتعتبر عملها صغير. هنا أريد التنويه إلى أنه مهما كان حجم الشركة او المؤسسة لابد من إنشاء وحدة الأزمات، بحيث تتضمن المساحة الأساسية لخطة إدارة الأزمات الخاصة بك بفعالية. هذا هو المكان الذي تكون فيه منظمة إدارة الأزمات مركزية، ويتم تنفيذ استراتيجية نظام الاخطار الشاملة ويتم التجربة لخطط الاستجابة بشكل فعال. يجب أن تتضمن وحدة الأزمات الخاصة بك موظفين من شركتك وخبراء خارجيين لديهم خبرة في أحداث معينة تتعلق بمواقف حرجة أو حساسة.
4. ترشيح وتدريب المتحدث الرسمي:
عند مواجهة أزمة ما، من المهم تنسيق جميع اتصالات الشركة بعناية للحفاظ على سمعة الشركة وصورتها.
هناك نوعان أساسيان من الاتصالات عند مواجهة أزمة:
- الاتصال الذي يهدف إلى إدارة الأزمة أو تقليل تأثيرها على العمليات التجارية اليومية (عن طريق تنبيه الجمهور و / أو العملاء، وتنسيق العمليات، وإرسال التعليمات إلى الموظفين).
- التواصل الذي يركز على منع الفضائح أو الشائعات والحفاظ على سمعة وصورة الشركة.
يجب عليك ترشيح أحد موظفيك ليصبح متحدثًا رسميًا في حال مواجهة شركتك لأي أزمة.
(إذا اخترت أكثر من واحد) سيكونون الطرف الوحيد المخول بالتحدث أو إرسال الإشعارات نيابة عن الشركة، يجب أن ينظر إليهم على أنهم المصدر الرسمي لأية معلومات عن أفعال الشركة وموقفها، يجب اختيار المتحدث بعناية وتدريبه على كيفية التواصل عبر قنوات الاتصال المختلفة.
5. تحديد الرسائل المرسلة: في هذه المرحلة من المهم أن تكون الرسائل واضحة وصريحة وأن تكون من أجل الحفاظ على جميع أنواع الجمهور الخاص بك سواء الشركاء أو العملاء أو الموظفين، وأن يكون التواصل فاعل وسريع وأن يكون شامل جميع الوسائل الصحافة الموقع الالكتروني الخاص بالشركة أو مواقع التواصل الاجتماعي وأن تخرج الرسائل من نطاق التشويش أو التوتر وأن يكون هناك في مشاركة مع الجميع من أجل أن تكون هناك شفافية من الجمهور.
6. كن إيجابيا: إن مواقف الأزمات تختبر حقًا قوة الشركة أو المؤسسة. فعندما تتم إدارتها بشكل جيد، يصبح لديها القدرة على خلق فرص مبتكرة للمضي قدمًا والتصحيح. على الصعيد الداخلي يمكن لحالات الأزمات أن تمهد الطريق لتقوية شعور الانتماء للموظفين وتقوية تماسك الفريق، أما خارجيًا، فالأزمات تعتبر فرص تُظهر تفاعل الشركة ومرونتها وقوتها.